如何設定Outlook電郵自動回覆及轉發功能?
放假出外公幹時，啟動Microsoft® Office Outlook® 的 Out of Office Assistance ?碜詣踊馗菜?盏降碾娻]，或把特定電郵轉發到Hotmail等其他電郵信箱，便可以安心出發。
第一步：
在功能表選「Tools」，再選「Out of Office Assistance」。
第二步：
大家可以在「AutoReply only once to each sender with the following text:」下面輸入自動回覆?息。選取視窗頂端的「I am currently Out of the Office」和按「OK」後，Out of Office Assistance功能便會啟動，把您所輸入的?息回覆給所有寄電郵?淼穆摻j人。
第三步：
畫面上方是指明條件，讓Outlook知道要特別處理哪些電郵；下方就是處理這些電郵的方式。在這個例子中，Outlook會把所有由MSLISAB 寄?淼碾娻]轉發至
my_other_mail@hotmail.com，以便在辦公室以外也可以登入Hotmail查閱。
第四步：
除了轉發至其他電郵信箱外，若我們在剛才的畫面中選「Reply with」，再按「Template」，便可編輯特定電郵範本，用?砘馗菜?蟹?现付?l件的郵件。
其他應用小貼士
貼士一：如何讓Outlook成為你的投票箱？
如何把電郵分門別?，讓重要工作當眼易見？
Microsoft Outlook 內建電郵投票功能，讓你能以「一人一票」方式，在辦公室內輕鬆收集各同事的意見，簡單快捷。
第一步：
在Outlook 內選擇「New」，開啟新郵件。然後選擇「View」，然後再選「Option」。
第二步：
剔選「Use voting Buttons」，然後在旁邊的空格內填入各個投票選項，?K以分號 ( ; ) ?矸指簦?瓿舍岚础窩lose」。在適當位置填入收件人名稱、題目及內容，最後按「Send」傳送郵件。
第三步：
當收件者收到附有投票按鈕的電郵，只要按下心目中的選擇，再按「Send the respond now」便可完成投票；如想在電郵內加入評語或其他文字內容，只要按「Edit the respond before sending」，便可以輕易修改電郵內容。
第四步：
最後發件人便會收到回覆。每名回覆者的選擇已列明在「Subject」欄內，發件人便可進一步統計投票結果。
貼士二：如何把電郵分門別?，讓重要工作當眼易見？
如何把電郵分門別?，讓重要工作當眼易見？
如你每天收到過百封電郵，一些是需要優先處理的重要工作，很可能會被其他重要性較低的電郵所淹沒。Outlook® 擁有的標幟 (flag) 功能，可讓您在郵件旁邊加上不同?色的標幟提醒自己，避免掛萬漏一。
第一步：
首先把Flag Statue (標幟狀態) 功能加入顯示欄。先選擇「View」，再選「Arrange By」，然後選「Current View」，再選 「Customize Current View」。在「Other Settings」內，剔選「Show Quick Flag column」。
第二步：
在每封電郵旁邊都會出現一個標幟欄位，只要在上面按滑鼠左鍵，便可以加上紅旗，代表這封郵件有未完成的重要工作；再按一下可以把紅旗變成剔號，代表這項工作已經完成。
第三步：
在標幟欄位按滑鼠右鍵，便可以選擇不同的標幟?色，代表不同優先次序或者不同部門的工作，你甚至可以選「Add Reminder」加入備忘和備忘的到期日。
貼士三：怎樣才可保護試算表內容，防止他人胡?y修改？
利用Microsoft Excel 密碼保護功能，便可防止其他人胡?y修改試算表的內容，讓你安心儲存個人財務資?等機密資料。
第一步：
在「工具列」上選擇「工具」，再選「保護」，便可以發現四個關於密碼保護的選項。
第二步：
如要保護整個工作表，防止他人胡?y修改，請選擇「保護工作表」。Microsoft Excel將要求你輸入密碼兩次以作確認。輸入密碼後，工作表便會受到保護，所有內容均不能夠進行修改或複製。請緊記密碼，以免日後再次修改試算表時無法解除保護。
第三步：
如果需要再修改內容，便要先在「工具列」上選擇「工具」，再選「保護」，然後選取「取消保護工作表」，再次輸入密碼後便可以解除保護。
貼士四：如何利用Microsoft® Office Word 2003製作名片?
Microsoft Office Word 2003內有一個「名片精靈」功能，利用這個功能，逐步方式製作個人名片，過程簡易輕鬆。
第一步：
在工具列中選擇「檔案」，再選「開新檔案」，然後開啟「新增文件」工作窗格。在「新增文件」工作窗格內按「範本」，選擇「在我的電腦上」，「範本」視窗隨即打開。進入「其他文件」選項頁，點選「名片精靈」，用滑鼠雙擊該項目，開啟「名片製作精靈」，再按「下一步」選取名片樣式。
第二步：
之後，設定名片上文字和公司標誌設計式樣，程式提供了九個預設款式，再按〈下一步〉選擇名片種?。設定名片的長度和闊度，程式提供的預設大小為88.9 × 55厘米，如果你想自訂名片大小，請在「名片?型」一項中選擇「自訂…」。
第三步：
選擇名片製作選項，請選「製作一?埫??埂］斎朊??械膬热荩??ǎ盒彰?⒌刂贰⒐?久?Q和電話等，你或可按〈地址簿〉?腗icrosoft Office Word 2003匯入地址資料。完成輸入名片的內容後，即可以列印出閣下全新製作的名片！
貼士五：如何一次備份所有電郵?
備份Microsoft Office Outlook© 2003電郵，一般有「自動封存」或「匯入及匯出精靈」兩種方法，以下將集中介紹如何預設自動封存所有Microsoft Office Outlook 2003資料夾，即「自動封存」的操作技巧。
第一步：
選擇「工具」，然後在「選項」中開啟「其他」選項頁，再按「自動封存」。若選擇「於啟動之後每n天自動封存」，你必須指定執行「自動封存」的時間，然後再按需要更改設定。你亦可按一下「將此設定套用至所有的資料夾」，把有關變更套用到所有資料夾。
第二步：
要自動封存某個資料夾，先選擇「到」，再按「資料夾清單」，選取需要設定的資料夾，然後按滑鼠右鍵，再?倪x單中選擇「摘要資?」。進入「自動封存」選項頁，指定是否要封存此資料夾，如希望備份有關資料夾，則必須決定使用預設的「自動封存」設定，或是由用戶自行設定。
第三步：
若要封存預設以外的資料夾，在「將舊項目移到」指定其他檔案的名稱。每當「自動封存」程序執行時，Microsoft Office Outlook 2003便會自動在這個資料夾中建立新的封存檔案。
貼士六：如何利用Excel建立圖表？
Microsoft Excel 具備智能式「圖表精靈」，讓你輕易在試算表內加入清晰易明的圖表，有效表達各種資?，讓你了解整體情況和比較不同項目。
第一步：
建立試算表，輸入數值和項目名稱。注意項目名稱的位置 (B4 至 B9)就在數值 (C4 至 C9) 的旁邊。先用滑鼠選取項目名稱和數值，然後按下「圖表精靈」按鈕。
第二步：
你可以選擇所需的圖表款式，例如直條圖、橫條圖、圓形圖等，每一款圖表都會細分為不同?形。
第三步：
跟著再按「下一步」，看看Excel有否正確判斷資料範圍，亦可以調?各種圖表選項。按下「完成」後，圖表已繪製完成。你可以進一步調?圖表大小，以及搬移位置。
貼士七：繁轉簡、簡轉繁，怎麼辦？
中文版Microsoft Word 設有繁簡轉換功能，你不需下載任何附加檔案即可轉換繁體和簡體文字，方便你處理中港兩地業務和資?交流。
第一步：
首先選取需要轉換的文字或段落成反白，如你希望轉換整個檔案，則毋需選取任何文字。其後選擇「工具」，再選「語言」和「中文轉換」。
第二步：
選擇「?姆斌w轉換成簡體」，或「?暮嗴w轉換成繁體」。其中有一個名為「翻譯共用字詞」的選項，選取後電腦除會進行繁簡轉換外，更會把文中的詞語「本地化」為內地或台灣的用字。例如把「網絡」(內地用字)譯為「網路」(台灣用字)。你只需按「自訂字典」便可自行修改這個繁簡用字的字典。按下「確定」那文件便會因應你的需要自動轉換。
第三步：
你亦可選「檢視」，再選「工具列」和「自訂」，在工具列上加入「繁簡轉換」的按鈕。或於右邊選「工具」，再於左邊選「中文轉換」，再按「關閉」便可以把有關按鈕加到工具列上。以後你只要選擇好要轉換的段落後，按工具列的「繁」、「簡」字樣的按鈕便可以轉換。
貼士八：如何利用Excel 2003的Split和Freeze Panel功能?
我們經常要利用 Microsoft® Office Excel® 2003?砭庉孆嫶蟮谋砀窕驁D表，無論您的顯示器有多大，也很難對照試算表內不同欄、列的內容。利用Microsoft Office Excel 2003的 Split 和 Freeze Panel 功能鎖定特定欄和列，問題自然應刃而解。
第一步：
開啟試算表檔案後，在功能表上選 「Window」，再選 「Split」。
第二步：
畫面上會出現一個十字型框架，把試算表分割為四個區域，各自顯示試算表的不同部分，滑鼠游標移至框架上，再按著滑鼠左鍵不放，便可以透過移動滑鼠以拖動框架，改變四部分的大小。
第三步：
我們只需在任何一個區域內按一下滑鼠左鍵，便可以利用鍵盤或滑鼠移動這個區域所顯示試算表的部分。我們可以把左上角的區域調校到顯示試算表頂端，?K把左下角的區域調校到顯示表格的最低列，以便對照兩個相距較遠的部分。
第四步：
大家也可以在功能表上選「Window」，然後利用「Freeze Panel」鎖定左上、右上和左下三個區域，以便在右下區域對照其他欄、列的內容。若要回?驼?５木庉嬆Ｊ剑?恍柙诠δ鼙砩线x「Window」，便可以選「Un
freeze Panel」解除鎖定。
貼士九：如何設定電郵簽名檔?
相信大家都知道Microsoft® Office Outlook®備有簽名檔功能，能夠自動在所有外寄郵件底部加入用戶自訂的簽名。Microsoft® Office Outlook®支援多個不同簽名檔，方便大家寄電郵予不同對象時選用。
第一步：
在功能表選「Tools」，再選「Options」開啟選項視窗。
第二步：
點選「Mail format」，便可以見到「Signatures」選項。大家可以在這?媬翵?新郵件 (New messages) 和轉發 (forwards) / 回覆 (replies) 郵件的預設簽名檔。我們首先要建立新的簽名檔，請按「Signatures」。
第三步：
首先在「Enter a name for your new signature:」輸入新簽名檔的名字；大家可以在「Choose how to create your signature:」選「Start with a blank signature」?念^開始建立新的簽名檔，或者在「Use this existing signature as a template:」下面選擇現有的簽名檔，再將之修改為新的簽名檔。選好後按「Next」，便可以開始建立或修改簽名檔。
第四步：
把簽名檔建立妥當後，下次編寫新郵件或回覆 / 轉發郵件時，只要在「Insert」功能表選「Signature」，便可以選用適當的簽名檔。
貼士十：如何在簡報中加入超連結?
我們使用 Microsoft Office® PowerPoint® 2003簡報時，可能會視乎與會者的要求而顯示不同的資料；若只能逐版順序播放投影片，?在不方便。幸好 PowerPoint 備有超連結功能，可以像瀏覽網頁般，隨時利用連結跳到不同的版面甚至網頁。
第一步：
開啟簡報檔案後，便可以開始加入連結。例如我們想在投影片第三頁的「Security Breaches」加入連結，跳到第五頁。
第二步：
選擇「Security Breaches」文字，然後按滑鼠右鍵，再選「超連結」；若不希望超連結出現底線，便不要直接選擇文字，應該選擇這段文字所在的文字框。
第三步：
選擇連結的目標。我們可以選擇「現存的檔案或Web網頁」、「這份文件中的位置」、「建立新文件」或「電子郵件地址」。
第四步：
我們要連結到同一個簡報檔案的其他投影片，所以選「這份文件中的位置」，然後用滑鼠在「選擇文件中的一個位置」顯示欄內點選目標投影片的標題，最後按「確定」。
附註
除了文字和文字框外，圖片也可以製成超連結。若大家進行第二步時選擇了圖片，但不能選「超連結」，可能因為所選圖片其?是群組，可以按滑鼠右鍵後選「群組物件」中的「取消群組」，然後便可以選「超連結」。
貼士十一：如何運用Excel 自動過瀘功能?
Microsoft® Office Excel® 2003懂得自動排列和過濾數據，我們只需使用自動過濾 (AutoFilter) 功能表，便可以為試算表加入簡單?用的小型數據庫功能。
第一步：
假設您正準備以Excel檔案中staff number欄目?砼判颍?紫纫苿踊?笥螛说絪taff number儲存格，然後在功能表選「Data」，再選「Filter」之下的「AutoFilter」。
第二步：
這時，檔案中其他欄目如staff number、Last Name、First Name、Title、E-mail及Birthday等便會出現了一個細小的倒三角符號。如果想根據內線號碼 (Ext. no) ?磉^濾或排列員工資料，先按下Ext. 旁邊的倒三角符號，打開選單。選單上會出現很多過濾準則，「125」、「126」、「127」等數值是Ext.內的?際內容，選擇了其中一個編號後，Excel便只會顯示該紀錄；「(All)」是顯示所有資料；「(Top 10…)」是顯示首十個紀錄。
第三步：
我們選擇「(Custom)」，過濾準則設定為「is greater than 127 and is less than 133」，按「OK」。之後畫面上便會顯示內線號碼128至132的員工資料。
貼士十二：如何將容量大的電郵壓縮儲存?
容量大的電郵耗用大量伺服器空間，壓縮Microsoft® Office Outlook® 2003郵箱其?一點不難！
第一步：
在功能表選「Tools」，再選「Advanced Find」打開搜尋視窗。
第二步：
按「More Choices」開啟更多搜尋選項，然後在「Size (kilobytes)」選「greater than」和 「500」，表示要尋找所有超過500KB 的郵件，再按「Find Now」。
第三步：
畫面上會顯示所有體積500KB以上的郵件。大家只需用滑鼠點選要刪除容量較大的郵件，再按鍵盤上的「Delete」鍵，便可把它們清除。
第四步：
清除容量較大的電郵，應定時進行。我們只要在「Advanced Find」視窗的「File」功能表選「Save Search」，便可以在桌面或其他位置建立捷?剑?奖闳蔗犭S時再根據同樣條件搜尋容量大的郵件。
貼士十三：如何利用PowerPoint內置圖片壓縮功能減少簡報檔案體積?
製作Microsoft® Office PowerPoint® 2003簡報時，往往會加入大量精美插圖和背景圖案，修飾一番。然而，尺寸愈大、構圖愈精美的圖片?子糜?嘤驳?臻g，令PowerPoint的檔案容量大大增加，難以透過電郵傳送給客戶或同事，PowerPoint內置圖片壓縮功能?頌楹唸蟆甘萆怼埂?
第一步：
假設您有一個七頁的ppt簡報檔案，但因為有不少精美圖片，令檔案容量達到1,569KB，超出了一片軟磁碟的容量。
第二步：
我們先檢視一幅有圖片的投影片，在圖片上雙按滑鼠左鍵，開啟「設定圖片格式」視窗，再按視窗左下角的「壓縮」。
第三步：
在「套用至」一欄內選擇壓縮「文件中的所有圖片」；在變更解析度一欄選「Web/畫面」；在「選項」內剔選「壓縮圖片」和「刪除圖片的裁剪區域」，再按「確定」。
第四步：
稍待PowerPoint進行壓縮後，再以另一個檔案名稱儲存，發現新檔案只有1,249KB，可以儲存在軟磁碟內隨身攜帶了！
貼士十四：如何為Excel工具表索引加上?色標籤?
Microsoft Office Excel 2003會在畫面底部顯示工作表索引標籤 (tab)，現時所顯示的工作表索引標籤會以白色顯示，其他工作表的索引標籤則全部顯示為灰色。我們只需為這些工作表索引標籤加上各種?色，便可輕易掌握工作表分頁的情況。
第一步：
假設您手上有一個Excel檔案，裡面共有 Phone List、Personal details、Training、Leave record、Salary及Appraisal六個工作表組成，將滑鼠移到想改變?色的工作表索引標籤上，然後按滑鼠右鍵，再選「Tab Color」。
第二步：
用滑鼠點選所需?色，然後按「OK」。由於要凸顯工作表目前的檢視狀況，所以這個工作表的標籤會維持白色，只會在底部顯示一條?色線；我們選擇其他工作表後，才可以見到這個標籤完全變成剛才所選的?色。
第三步：
若試算表包含多個性質相同的工作表，我們可以把它們的索引標籤變為相同?色。首先，緊按鍵盤上的「Control」鍵，然後以滑鼠連續點選，便可以同時選取多個工作表。
第四步：
按滑鼠右鍵，選「Tab Color」，再選擇所需?色，這些工作表索引標籤便會全部變為所選的?色。如果我們想令標籤回?皖A設?色，重複剛才的步驟，在選?色時選「No Color」即可。
貼士十五：如何輕鬆複製Excel試算表格式？
試算表內通常會包括多種不同的標題、項目說明、數值和幣值等項目，各有不同格式，例如字型、大小、?色、底色、幣值表示方式等。為方便你能輕鬆統一試算表內各儲存格項目的格式，Microsoft Excel已提供簡單易用的儲存格格式複製功能，把指定儲存格的格式輕易複製到其他儲存格。
第一步：
若工具列上?K未加入「複製格式」按鈕，可以選取選單上的「檢視」、「工具列」和「自訂」，然後在左面的空格內選「格式」，便可以在右面的空格內找到「複製格式」按鈕，把它加到工具列上。
第二步：
開啟試算表，再用滑鼠選取已經設定好格式的儲存格。
第三步：
按下工具列上的「複製格式」按鈕，然後選擇要把格式複製至哪些儲存格，那所需的格式便會複製至剛才所指定的儲存格。
貼士十六：執筆忘字，工具書何處尋?
Microsoft Office 2003內置「參考資料」功能，為用家提供字典查詢和簡單翻譯功能。首次使用翻譯服務時，Microsoft Office 2003會要求你先安裝用戶端字典，在安裝之後，每次連線上網，便可自動使用網上字典。
第一步：
選擇「工具」，然後按「參考資料」，在「搜尋」清單中選擇「翻譯」。若要變更翻譯所使用的語言，可在「參考資料」工作窗格的「翻譯」下，選擇需要翻譯的語言。若要將英文譯成中文，在「自」清單中按一下「英文（美國）」，然後在「到」清單中選擇「中文（台灣）」。
第二步：
接著可先按〈ALT〉，再按一下特定單字；或先選取短句，按〈ALT〉，然後按一下該短句，搜尋結果便會在「參考資料」工作窗格「翻譯」欄下顯示。
第三步：
若要翻譯整份文件，則需在「參考資料」工作窗格的「翻譯」下，選擇「翻譯整個文件」，文件的翻譯本會顯示在網頁瀏覽器中。
第四步：
如你想直接翻譯一個字或片語，可在「搜尋」中輸入文字或片語，然後按「開始搜尋」。
貼士十七：怎樣才可令試算表變得更整齊和有條理？
